Wie Unternehmer in zwei Wochen ihren größten Zeitfresser im Büro automatisieren

Für einen klar umrissenen Prozess mit gängigen Programmen: ja. Wir starten bewusst mit einem einzigen Ablauf und bauen auf erprobten Bausteinen auf. Von dir brauchen wir in den zwei Wochen etwa drei Stunden: eine Stunde, in der du uns zeigst, wie es heute läuft, ein paar kurze Rückfragen und einen Testlauf. Ist dein Vorhaben größer, sagen wir dir das vor dem Start und teilen es in Etappen auf.

Dafür gibt es Freigaben. Am Anfang läuft jeder Fall über einen Menschen: Die KI bereitet vor, dein Team prüft und gibt frei. Erst wenn die Ergebnisse über Wochen stimmen, laufen Standardfälle allein. Ist sich die KI unsicher, entscheidet weiter ein Mensch. Jeder Schritt wird protokolliert, Fehler lassen sich also finden und korrigieren. Zum Vergleich: Auch beim Abtippen von Hand passieren Fehler, sie fallen nur seltener auf.

Ja. Die Automatisierung läuft in der EU, DSGVO-konform und mit Auftragsverarbeitungsvertrag. Sie greift nur auf die Programme und Daten zu, die du freigibst. Welche Daten an welches KI-Modell gehen, legen wir gemeinsam fest, auf Wunsch nur mit Modellen, die in der EU betrieben werden. Zum Training fremder Modelle werden deine Daten nicht verwendet, und eine Aufstellung aller eingesetzten Dienste bekommst du jederzeit.

Sehr wahrscheinlich. DATEV, Lexware Office (früher lexoffice), sevdesk, HubSpot, Pipedrive, Outlook, Gmail, Excel, Shopify und Personio binden wir an, dazu über 1.500 weitere Apps. Branchensoftware ohne Schnittstelle erreichen wir oft über einen Export oder eine gemeinsame Ablage, und wo Zapier, Make oder n8n schon laufen, bauen wir darauf auf. Sonderfälle sind kein Hindernis, dafür ist die KI da: Sie liest auch Mails in freiem Text, schiefe Scans und Rechnungen in zwanzig verschiedenen Layouts.

Das hängt vom Ablauf und von den Programmen ab, die angebunden werden. Nach der kostenlosen Automatisierungs-Analyse bekommst du ein schriftliches Angebot mit Umfang, Starttermin und Festpreis, der sich danach nicht mehr ändert. Die laufenden Kosten für Betrieb und Betreuung legen wir dir vorher offen. Ob es sich lohnt, zeigt der Vergleich mit dem, was dich der Ablauf heute kostet. Das rechnest du im Zeit-Rechner oben aus.

Darum geht es nicht. Automatisiert wird die Arbeit, die keiner gern macht und für die du kaum noch jemanden findest: abtippen, kopieren, hinterherlaufen. Dein Team behält die Entscheidungen und hat mehr Zeit für Kunden. Und wenn du wächst, musst du nicht für jeden zusätzlichen Auftrag eine Stelle schaffen. Unser Rat: Bind die Leute früh ein, die den Ablauf heute machen. Sie wissen am besten, wo es hakt.

Ja. Seit Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Der Versand wird nach aktuellem Stand ab 2027 Pflicht für Firmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz, ab 2028 auch für kleinere. Ein automatisierter Rechnungseingang liest E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD genauso wie PDFs und Scans und gibt sie an deine Buchhaltung weiter. Auf Wunsch stellen wir auch deinen Rechnungsausgang um.

Der erste Ablauf läuft im Alltag, und wir betreuen ihn dauerhaft weiter: Wir überwachen die Läufe, passen Regeln an, wenn sich bei dir etwas ändert, und bauen den nächsten Ablauf, sobald du so weit bist. Eine Übergabe an dein Team oder einen anderen Dienstleister ist jederzeit möglich, mit allen Zugängen und der Dokumentation.